“스마트오피스, 재택근무인데 회사 대표번호가 필요할까?”

: 네, 필요합니다.

회사번호가 아닌, 개인번호로 업무전화를 받으면:

-      고객입장에선 “회사가 아닌가?” 라고 의심

-      주말에도 업무전화를 피할 수 없음

-      신규 직원 입사 시 번호 인수인계 불가능

-      직원 퇴사 시 고객연락처 인수인계 번거로움

하지만 고정 사무실 없이도 대표번호로 전문적인 운영이 가능해요.

특히 아톡비즈 ‘모바일 회사전화’를 사용하시면:

-      초기 설치비 0원

-      전화기 구매 불필요

-      스마트폰 어플로 어디서든 대표번호로 통화가능

-      여러 직원이 같은 번호 공유가능

-      자동응답ARS, 통화 녹취, AI통화요약 등 다양한 기능

오늘은 사무실 없이 대표번호 운영하는 방법에 대해 알아보고, 비교해볼게요.

각 방법의 실제 활용법, 장단점, 기능 등을 명확히 비교하고 우리 회사에는 어떤 방법이 최적일지 참고해보세요!

방법 ① 착신전환 활용하기

방식: 내 핸드폰과 회사번호 (070또는 대표번호)로 온 전화를 자동 연결하는 방법이에요.

별도 장비나 앱 없이, 통신사에서 제공하는 기본 서비스로도 가능하죠.

예시) 고객이 070-1234-5678로 발신 → 내 핸드폰 010-9876-5432로 연결

보통은 SK,KT,LG 등 사용중이신 통신사에서 무료로 착신전환 신청이 가능하고 각 통신사마다 설정방법이 다릅니다.

착신전환 방식의 장단점은 무엇일까요?

O 장점

-      즉시 적용 가능(간단한 설정)

-      별도 비용 거의 없는 편 (자세한 비용은 각 통신사 문의 및 FAQ 참고)

-      기존 사무실 전화 → 내 스마트폰으로 바로 연결

X 단점

-      1명에게만 전환 가능 → 팀 운영 힘듦

-      부재중 전화 관리 어려움

-      무제한 요금제 아닐 시, 통화료 부담

-      업무/사생활 구분 어려움

-      발신 시 내 개인번호로 표시됨

방법 ② 클라우드 방식의 사무실 전화 도입(팀 운영 최적화)

방식: 스마트폰 앱 또는 PC와 연동하여 회사번호(070 또는 대표번호)를 수발신하는 시스템이에요. 여러 직원이 같은 번호를 공유할 수 있고, 

스마트오피스/공유오피스/재택근무 등 이동식 사무실 또는 고정 사무실이 없어도 회사번호를 언제 어디서나 사용이 가능 하답니다.

→ 아톡비즈 ‘모바일 회사전화’ 이렇게 활용해요!

1)    발신번호 표시 – 대표번호로 전화걸기

고객에게 전화 발신 시,

일반전화: → 010-1234-5678 내 개인번호

클라우드 전화: → 070-5678-9876 또는 1877-8280 등의 회사, 대표번호

아톡비즈 ‘모바일회사전화’로 고객에게 전화 발신하는 방법

1.     아톡비즈 (자동)로그인

2.     키패드 or 연락처에서 전화할 고객번호 찾기

3.     전화 발신

4.     고객 핸드폰에는 회사번호로 수신

▶ 개인번호 노출방지

▶ 고객이 저장한 번호로 다시 연락 가능

2)    자동응답 ARS 사용 -렌탈 업종 예시

 ▼ 위와같은 ARS를 설정해서 송출 시, 아래와 같은 플로우로 자동 고객 응대가 가능해요.

1번

· 담당직원 연결

2번

· AS/차량반납/차량연장 등 각 담당직원 연결

3번

· 사고 접수문의: ARS문자메시지 발송

· 사고 처리 담당자 연결: 담당직원 연결

4번

· 담당직원연결

5번

· 렌트비 결제 문의: ARS문자메시지 발송

· 결제일 변경 문의: 담당직원 연결

▶ 단순 반복문의 자동처리로 문의처리율 70% 상승

▶ 각 담당자에게 바로 연결로 대기 시간 감소

▶ 전문적인 기업이라는 이미지

O 장점

-      여러명이 대표번호 공유 가능

-      재택/외근/해외 위치 상관없이 업무 운영 가능

-      ARS,녹취,AI요약 등 다양한 부가 기능

-      계정 추가로 신규 직원 입사 시 추가 또는 팀 확장 즉시 가능

X 단점

-      월 요금 발생

-      인터넷/데이터 환경 필요

방법 ③가상오피스+전화 및 비서 서비스

가상오피스+전화 및 비서 서비스 경우 상주하지 않아도 주소를 제공하며 주소 제공 뿐 아니라

전화 응대, 비서 서비스, 회의실 예약 관리 같은 추가적인 업무 지원을 제공하는 서비스에요.

 예시)

이 외에도 가상 오피스 주소로 온 우편물을 보관하거나 필요할 때만 별도의 비용을 지불하고 회의실을 예약하여 사용할 수 있죠.

O 장점

-      전문 비서의 응대로 고객 만족도 상승 가능

-      서울 강남 등의 주소 사용 가능

-      대외 이미지 최상

-      우편물처리,실제 회의 공간 제공 등 부가서비스

X 단점

-      초기 비용(보증금) 및 월 이용료 높음 (서울 평균 월 이용료 10~20만원)

-      비서 근무시간 외 응대 불가

-      실제 사무 공간 없음

가상오피스+비서 부가 서비스 등의 방법은 대외 이미지가 매우 중요하거나 강남 등의 특정 주소가 필요하고 예산에 여유가 있는 

법률,투자 업종에 추천되지만 예산이 높아 스타트업이나 중소기업에겐 다소 생소한 서비스에요.

 우리 회사는 어떤 방법이 맞을까?

 착신전환이 적합한 경우

-      혼자 운영하는 1인 사업자

-      고객 문의전화 하루 5통 미만

-      제대로 된 통신 운영을 갖추기 위한 비용 지출은 부담되는 회사

-      임시로 몇 개월만 운영 예정인 회사

 클라우드 통신 서비스가 적합한 경우

-      함께 일하는 인원 2명 이상인 회사

-      재택, 외근이 많아 장소제약 없이 전화업무가 필요한 회사

-      고객 문의전화 하루 10통 이상

-      앞으로 직원을 더 충원할 예정인 회사

-      추후 고정 사무실 예정이 있는 회사

-      어디서든 회사번호, 대표번호를 간단하게 사용하길 원함

-      녹취,ARS,콜백 기능 등 기본적이지만 유용한 전화 서비스가 필요함

 가상오피스가 적합한 경우

-      대외 이미지가 매우 중요함

-      강남/서초 등의 특정 주소가 필요함

실제 사무실 뿐 아니라 재택근무,이동식 사무실도 대표번호 하나로 어디서든 전문적인 업무환경을 만들 수 있어요. 

가장 중요한 건 "어디서,어떻게 시작했냐" 입니다. 

아톡비즈 모바일 회사전화로 유선전화,모바일,태블릿,PC 까지 언제 어디서든 회사 전화번호 사용하고 회사 통신환경 도입 고민 해결하세요.