• 업종 분류: 차류 가공업 (차 제품 제조 및 판매)
• 고객사 규모: 접수된 제품 주문의 확인을 위한 아웃바운드 상담이 상시 발생하며, 여러 담당자가 함께 고객 응대를 진행하는 팀 단위 조직
• 업무 환경: 주문 고객에게 담당자가 직접 전화로 확인 연락을 진행하고 있으며, 상담 내용은 담당자별로 개별 기록

■ 고객사의 주요 고민 (Pain Points)

• 상담 내용의 개인 단위 기록

아웃바운드 상담이 끝난 뒤 통화 내용을 담당자가 각자의 방식으로 메모하다 보니 기록의 형식과 상세 수준이 제각각입니다. 상담 한 건을 정리하는 데 1~3분이 들고, 기록이 밀리는 날에는 수량이나 배송 요청사항 같은 내용 일부가 남지 않은 채 넘어가는 경우도 생깁니다.

• 팀 내 상담 이력 공유의 어려움

다른 담당자가 이전에 어떤 내용으로 연락했는지 확인하려면 직접 물어보거나 개별 기록을 찾아봐야 합니다. 이력 하나를 확인하는 데 건당 2~5분이 소요되고, 담당자가 자리를 비운 경우에는 확인 자체가 지연됩니다.

• 중복 연락과 확인 누락 발생

누가 어떤 고객에게 연락을 마쳤는지 실시간으로 공유되지 않아 같은 고객에게 두 번 연락하거나, 반대로 아무도 연락하지 않은 주문이 남습니다. 주문 확인이 포장·출고 일정과 바로 이어지는 구조라 확인이 늦어지면 출고까지 밀리며, 주문이 몰리는 시기에는 이러한 중복·누락이 전체 건수의 약 5~10% 수준으로 발생합니다.

■ 아톡비즈 맞춤 해결 방안 (Solutions)

• [상담 이력] 고객별 통화 기록 자동 저장

아웃바운드 통화가 끝나면 언제 누가 어떤 고객에게 연락했는지 이력이 고객 정보에 자동으로 남습니다. 담당자는 통화 결과와 요점만 추가로 입력하면 되어, 기록의 형식이 팀 전체에서 동일하게 유지됩니다. (상담 기록 정리 시간 약 40~50% 단축 기대)

• [이력 공유] 팀 단위 상담 내역 열람

같은 팀 구성원이 고객별 상담 이력을 함께 확인할 수 있어, 이전 연락 내용을 담당자에게 직접 물어보지 않아도 됩니다. 담당자가 부재중이거나 업무가 인계되어도 응대 맥락이 그대로 이어집니다. (상담 이력 확인 시간 약 50~60% 단축 기대)

• [클릭 투 다이얼] 주문 고객 대상 발신 관리

고객 정보 화면에서 클릭 한 번으로 전화를 걸 수 있어 번호를 옮겨 적거나 다시 확인하는 과정이 없어집니다. 연락 완료 여부가 이력에 바로 반영되어 팀 전체가 주문 확인 진행 상황을 같은 기준으로 확인할 수 있습니다. (중복 연락 및 확인 누락 약 5~10%에서 3% 내외로 감소 기대)

■ 도입 후 기대 효과 (Summary)

• 상담 내역 공유 체계 확보

통화 이력과 상담 내용이 고객 단위로 남고 팀 구성원이 함께 열람할 수 있어, 이전 응대 내용을 확인하는 데 걸리던 시간이 약 50~60% 줄어듭니다.

• 주문 확인 업무 관리 효율 향상

누가 어떤 고객에게 연락을 마쳤는지 실시간으로 확인할 수 있어 중복 연락과 확인 누락이 줄고, 주문 확인부터 출고로 이어지는 진행 상황을 팀 단위로 관리할 수 있습니다.