• 업종 분류: 출판사
• 고객사 규모: 10인 규모의 법인 기업
• 업무 환경: 공식 유선 번호 없이 이메일 위주 및 담당자 개인 스마트폰으로 업무를 진행하며, 공용 스마트폰 연계가 필요한 환경

■ 고객사의 주요 고민 (Pain Points)

• 공식 유선 번호 부재에 따른 업무 소통의 한계

법인 규모임에도 대표 번호가 없어 이메일과 담당자 개인 스마트폰에 의존해 소통하고 있어, 대외 신뢰도 저하 및 고객 문의 응대 누락률이 약 22% 수준으로 발생하고 있습니다.

• 수신 전화 집중 및 단순 반복 응대로 인한 업무 지연

고객 문의가 공용 스마트폰으로 집중되면서 단순 확인용 응대 업무에 소모되는 시간이 늘어나고, 이로 인해 전체적인 고객 응대 지연 시간이 약 10분 이상 길어지는 문제가 나타나고 있습니다.

■ 아톡비즈 맞춤 해결 방안 (Solutions)

• [가상 번호] 02 지역 가상 번호 발급 및 스마트폰 연계

대표번호를 신규로 발급하고 사내에서 공용으로 사용하는 스마트폰과 연계하여 별도의 유선 장비 없이도 외부 통화를 수발신할 수 있도록 지원합니다. (대외 신뢰도 향상 및 통신 접근성 100% 개선 효과)

• [ARS 시스템] ARS 사전 안내 및 홈페이지·문자 링크 연동

ARS 음성 안내 시스템을 구축하여 간단한 문의는 홈페이지 안내를 유도하고, 특정 조건에 부합하는 경우에만 실제 스마트폰 통화로 연결되도록 분산 처리합니다. (단순 전화 응대 업무량 약 45% 감소 효과)

• [문자 연동] 조건별 자동 문자 링크 발송

고객의 인입 조건에 따라 필요한 안내 페이지나 상세 정보가 담긴 링크를 문자로 즉시 발송하여 효율적인 셀프 안내 체계를 구축합니다. (고객 안내 속도 향상 및 응대 누락률 3% 미만 축소 효과)

■ 도입 후 기대 효과 (Summary)

• 체계적인 대표번호 통신 인프라 및 ARS 자동화 구축

전국 대표 번호와 ARS 시스템을 도입하여 대외적인 기업 이미지를 제고하고, 단순 문의를 자동화하여 제한된 인력 속에서도 업무 효율을 극대화했습니다.

• 고객 응대 분산화 및 업무 집중도 향상

웹 안내와 문자 링크 전송을 통해 불필요한 전화 통화량이 크게 줄어들어, 10인 규모의 임직원들이 핵심 출판 및 행정 업무에 더욱 집중할 수 있는 환경이 조성되었습니다.