• 업종 분류: 생활체육 프로그램 운영기관 (비영리)
• 고객사 규모: 민간 체육시설 이용권 판매와 다양한 프로그램을 함께 운영하며, 회원 단위로 신청·결제 정보를 관리해야 하는 조직
• 업무 환경: 회원 정보를 스프레드시트로 관리하고 있으며, 메신저 채널·DM·이메일·유선전화 등 여러 경로로 회원과 소통

■ 고객사의 주요 고민 (Pain Points)

• 스프레드시트 기반 회원 관리의 한계

회원 한 명당 인적사항, 협약센터, 결제 정보 등 10개 이상의 항목을 수기로 입력·갱신하고 있어, 특정 회원의 정보를 찾아 확인하는 데 건당 1~3분이 소요됩니다. 여러 담당자가 같은 시트를 동시에 다루면서 중복 입력이나 항목 누락이 전체의 약 5~10% 수준으로 발생합니다.

• 소통 채널 분산에 따른 이력 관리 어려움

메신저 채널, DM, 이메일, 유선전화 등 네 개 경로로 문의가 들어오지만 대화 내용이 각 채널에 흩어져 남습니다. 회원이 이전에 어떤 요청을 했는지 확인하려면 채널을 하나씩 열어봐야 해 건당 2~5분이 추가로 들고, 담당자가 바뀌면 이전 응대 맥락이 이어지지 않습니다.

• 결제 정보와 회원 정보의 분리

보증금과 자부담금, 입금일, 확정 유무 같은 정보가 회원 정보와 별도로 관리되다 보니 입금 확인과 명단 대사를 수작업으로 맞춰야 합니다. 신청이 몰리는 시기에는 이 확인 작업에만 주 3~5시간이 소요되고, 확정 처리가 지연되는 경우도 생깁니다.

• 환불 회원 관리 체계 부재

환불 요청 회원을 별도로 구분해 관리할 기준이 없어 기존 명단에서 직접 찾아 표시하는 방식으로 처리하고 있습니다. 진행 상태를 한눈에 확인하기 어려워 처리 현황 파악이 늦어지고, 정산 시점에 명단을 다시 정리해야 합니다.

■ 아톡비즈 맞춤 해결 방안 (Solutions)

• [CRM] 회원 정보 항목 통합 관리

이름, 연락처, 성별, 연령, 거주지역, 협약센터 등 필요한 항목을 회원별 정보로 구성해 한 화면에서 확인하고 관리할 수 있습니다. 조건별 검색과 정렬이 가능해 원하는 회원 정보를 바로 찾을 수 있습니다. (회원 정보 조회 시간 약 50~60% 단축 기대)

• [CRM·전화 연동] 회원 정보에서 바로 상담 연결

회원 정보를 확인하면서 클릭 한 번으로 전화를 걸 수 있고, 통화 이력이 해당 회원 정보에 함께 쌓입니다. 채널별로 흩어져 있던 응대 내용을 회원 단위로 모아 담당자가 바뀌어도 이전 맥락을 이어갈 수 있습니다. (응대 이력 확인 시간 약 40~50% 단축 기대)

• [결제 정보 관리] 신청·입금 내역 회원별 기록

보증금, 자부담금, 입금일, 확정 유무를 회원 정보 안에서 함께 관리해 별도 명단과 대사할 필요가 줄어듭니다. 미확정 건이나 입금 대기 건을 조건별로 조회할 수 있어 처리 현황을 바로 파악할 수 있습니다. (입금 확인 및 명단 대사 업무 약 40~50% 단축 기대)

• [상태 구분] 환불 회원 별도 관리

회원 상태를 구분해 관리할 수 있어 환불 요청 회원을 별도 조건으로 조회하고 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 정산 시점에 명단을 다시 정리하지 않아도 필요한 기준으로 바로 추출할 수 있습니다. (환불 명단 정리 업무 약 50~60% 감소 기대)

■ 도입 후 기대 효과 (Summary)

• 회원 정보 관리 일원화

인적사항부터 신청 센터, 결제 정보까지 회원 단위로 한 곳에 모여 정보를 찾는 시간이 약 50~60% 줄어들고, 수기 관리에서 발생하던 중복 입력과 항목 누락도 함께 감소합니다.

• 신청·결제 현황 확인 효율 향상

입금 여부와 확정 유무를 회원 정보에서 바로 확인할 수 있어 주 3~5시간이 들던 명단 대사 작업을 약 40~50% 줄일 수 있고, 확정 처리와 환불 처리 현황을 같은 기준으로 관리할 수 있습니다.

• 회원 응대 맥락 유지

전화 상담 이력이 회원 정보에 함께 기록되어 담당자가 바뀌어도 이전 요청 내용을 확인한 상태로 응대할 수 있고, 반복 문의에 대한 대응 속도가 빨라집니다.